Heute möchte ich mal ein Thema aufgreifen, das Ihnen vielleicht bei der Selbstorganisation und bei Ihrer Arbeit hilft: die Steigerung der Arbeitsproduktivität durch das iPad.

Als das iPad auf den Markt kam dachte ich mir, wer soetwas wohl benötigen könnte. Rundum zufrieden mit den neuen Möglichkeiten, die das iPhone eröffnet hatte, konnte ich mir nicht vorstellen, dass ein Gerät mit größerem Display noch eins drauf setzen kann. Andererseits war ich sehr, sehr gespannt, wie sich das Ding entwickeln wird. Bald darauf hatte ich zwar immer noch keine Ahnung, was ich damit anfangen sollte (wenn ich mir eins kaufen würde), aber ich war voller Bewunderung: Apple schaffte es, dass Millionen Menschen das Ding kauften, obwohl sie auch nicht (viel) mehr damit anzufangen wussten, als ich. 

Lange ungelöste Probleme in der Arbeitsproduktivität

Nun, ich spielte keine Computerspiele, meine Musik reichte mir auf dem iPhone und eBooks hatte ich auch noch nicht entdeckt (im Gegensatz zu heute). Also überlegte ich mir nachdem sich ein immer größerer Erfolg des iPads abzeichnete und immer mehr Apps zur Verfügung standen, was mich in meiner Arbeitsproduktivität helfen könnte.

Da waren schon ein paar Dinge. Zum Beispiel unzählige To Do’s, die ich auf Post-its sammelte. Sämtliche Versuche zuvor, dafür eine Softwaretool zu verwenden (z.B. Outlook), waren bereits im Ansatz gescheitert. Ein anderes Thema hat ebenfalls mit Papier zu tun. Unzählige Notizen und Mitschriften, die ich in unzählige Collegeblöcken schrieb. Je nach Projektphase kann da in einer Woche ein ganzer Block drauf gehen. Mir kam zwar zu Gute, dass ich mir Dinge grundsätzlich merkte, die ich mal schrieb. Aber wenn ich diese Infos dann wiederfinden, thematisch gliedern oder auswerten musste, dann musste ich immer lange suchen und hatte viel Aufwand in der Zusammenfassung, und nicht selten fand ich die Information nicht mehr. Und im Büro stappelten sich die Collegeblöcke, also man hatte sie nicht mit dabei, wenn man sie brauchte.

Ein weiteres Thema möchte ich als “Festhalten” von Informationen bezeichnen. Ich meine damit, dass man als Wissensarbeiter in seinen Themenbereichen ja up to date sein sollte. Heutige Internettechnologien helfen zwar dabei, an Informationen ran zu kommen, aber man erhält sie leider oft zur Unzeit. D.h. mein Problem war, dass ich einerseits einen “Speicher” brauchte, in dem ich “Informationsblöcke” verschieben konnte, und andererseits ein Device, das ich jederzeit und an jedem Ort rausziehen kann, wenn ich gerade mal Zeit oder eine Wartephase habe, um die Informationen zu studieren.

Mit etwas Abstand hinter diesen “Needs”, weil am PC bereits gut gelöst, am dann noch die Frage, wie man Ideengenerierung und die Sammlung von Ideen unterstützen könnte. Am PC nutzte ich bereits intensiv ein Mindmapping-Tool, was ich zeit- und ortsunabhängig auch am iPad machen wollte.

Der Traum vom papierlosen Büro

Mit diesen Zielen ausgestattet entschied ich mich dann vor rund 1,5 Jahren, ein iPad anzuschaffen. Die erste Version lies ich damit aus, was nicht die schlechteste Entscheidung war. Ich startete die Recherche und das Testing diverser Apps und wurde mal schneller fündig, mal dauerte es länger.

Relativ schnell und sehr zufriedenstellend löste sich mein Taskmanagement-Problem, das ich so viele Jahre nicht zufriedenstellend lösen konnte. Ich fand die App “Wunderlist” (passendere Name für ein schier unlösbares Problem), in der ich sehr einfach und intuitiv meine Tasks eintragen kann. Die Tasks lassen sich in Listen gruppieren, z.B. meine einzelnen, gerade laufenden Projekte oder interne To Do-Listen,  z.B. Administratives oder Ideen für Blogbeiträge . Die Tasks kann man priorisieren, auf bestimmte Termine legen, und man kann sich informieren lassen, wenn sie fällig sind. Entsprechende, listenübergreifende Sichten für prioritäre, heute fällige oder überfällige runden das Ganze ab. Habe ich einen Task erledigt, setze ich einfach ein Häckchen und der Task wird entsprechend markiert und an das Ende der Seite versetzt. Nicht zu vergessen ist dabei die Speicherung in der Cloud. D.h. auch am Mac und am iPhone habe ich die Apps, sodass ich auf allen Geräten meine aktuellen To Do-Listen aufrufen und bearbeiten kann. Tja, einfach genau was ich brauche und was Microsoft und andere jahrelang nicht zu Stande gebracht haben.

Meine zweite Hauptanforderung, Notizen auf vernünftige Art und Weise elektronisch festhalten zu können, lies sich schon schwerer und noch nicht zur Gänze realisieren. Was jedoch in der Praxis bereits sehr gut funktioniert ist das kategorisierte Festhalten von Notizen, Ideen und einfach relevante Informationen während Gesprächen. Ich testete dazu diverse Notiztools mit Cloud-Unterstützung (sodass die Informationen unmittelbar auch am Mac zur Verfügung stehen) und bin derzeit bei Evernote gelandet. Je Thema eine Seite angelegt kann ich einzelne Informationsstücke relativ rasch zum entsprechenden Thema hinzufügen, um nicht vergessen zu werden, etc. In einer mehrwöchigen Analysephase sammelte ich so zum Beispiel unzählige Informationen, die unmittelbar kategorisiert wurden, sodass ich nicht nur in der Aufbereitung der Daten unglaublich effizient war, sondern auch live in Gesprächen binnen Sekunden die richtigen Infos parat hatte und meine Gegenüber erstaunte.

Das dritte Thema, das “Festhalten” von interessanten Informationen dauerte etwas länger. Mein erster Ansatz war mittels Dropbox, in der ich vom Mac Dateien abspeicherte, um sie vom iPad zu lesen. Doch der Ansatz hatte 2 Nachteile. Erstens konnte ich vieles nur vom Mac abspeichern, obwohl ich am iPad auch an vielen Infos vorbei komme. Zum zweiten sind die meisten Infos auf Webseiten. Ich  musste jedes Mal ein pdf von der Website erzeugen. Das macht man dann doch nicht so häufig. Nun verwende ich die App Instaper. Der Cloud-Instanz von Instapaper kann ich Links senden. Die App wandelt die Informationen auf den Seiten dann in eBook-ähnliche Seiten um, d.h. in gut lesbare Seiten, man kann blättern, etc. Links senden funktioniert via Bookmark, Mail und immer mehr andere Apps unterstützen Instapaper direkt. Man kann aber auch den Text von Emails so für später abspeichern. Ist der Beitrag mal gelesen, kann man ihn löschen oder archivieren. Wenn der Beitrag interessant war, schicke mich manchmal auch einen Tweet ab, direkt aus Instapaper. Somit hat man gleich auch etwas für sein soziales Netzwerk getan.

Zum Thema “Ideengewinnung” bin ich noch nicht so weit. Mindpapping-Tools gibt’s wie Sand am Meer und eine begann ich dann auch gleich zu nützen. Auch hier gibt’s welche mit Cloud, sodass die Mindmaps auf allen Geräten aktuell sind. Allerdings fand ich auch einige weitere interessante Ansätze, die sich eher an Pinnwände orientieren. Ich kann mir vorstellen, dass das nochmal einen Schub bringt, aber da muß ich erst intensiver testen.

Ziel erreicht?

Fast. Die oben erwähnten Dinge haben meinen Papierverbrauch signifikant verringert. Äußeres Zeichen ist die Verkleinerung meiner Arbeitstasche, in der im wesentlichen nur mehr MacBook Air und iPad plus Kabel und ein kleines Notizbuch (fast leer) herumgetragen werden. Auch auf dem Schreibtisch findet sich nur mehr ein Bruchteil an Papier und (fast) keine Post-its

Zu den oben erwähnten Zielen gesellten sich dann noch ein paar aha-Erlebnisse. Das iPad wurde mein primäres Device für Mails und fürs Surfen. Meine Emailkonten verwalte ich vorwiegend am iPad, d.h. die meisten Mails gelangen gar nicht mehr auf den Mac. Und auch das Surfen hat sich stark verändert. Wenn ich vor dem Mac sitze, dann surfe ich natürlich darauf. Aber zwischendurch, wenn ich gerade einen Informationsbedarf habe, würde ich nie (mehr) den Computer einschalten. Da führt der Weg immer zum iPad.

Und dann wäre noch die Verwaltung von Kontakten und Terminen zu nennen. Auch das ist doch ein Thema, das Microsoft, Nokia und Konsorten nicht im Stande waren zu lösen. Die Einrichtung der Synchronisation, das Anstecken oder Einstecken an ein Doc, die oftmaligen Synchronisationsprobleme. Das war doch ein Horror. Jetzt trage ich einen Termin ein und in der Sekunde synchronisiert das Gerät mit der iCloud. Und in der nächsten Sekunde ist der Termin am Mac oder iPhone. Man muß keinen Gedanken mehr an die Synchronisation verschwenden, aber die Daten sind immer aktuell.

Diese ganzen kleinen und größeren Hilfen bringen in Summe eine ganze Menge. Ich kann’s nicht quantifizieren, aber es fällt viel Administratives weg. Auf der anderen Seite werden auch Dinge ermöglicht, die sonst nicht stattgefunden hätten, die vergessen worden wären, oder die sich schlichtweg zeitlich nicht ausgegangen wären. Ob der Job weniger stressig wird, ist auch eine andere Frage. Durch die frei gewordene Zeit kann man mehr Output zusammen bringen, sodass man erst wieder genau so lange arbeitet. Aber immerhin sollte diese Arbeit sinnvoller sein…

Vorschau: einer der nächtsten Beiträge wird sich mit der Rolle und den Auswirkungen der Tablets im Banking beschäftigten.